○長井市特定個人情報等取扱規程
平成27年12月28日
長井市訓令第22号
目次
第1章 総則(第1条～第3条)
第2章 管理体制(第4条～第8条)
第3章 研修(第9条)
第4章 特定個人情報等の取扱い(第10条～第17条)
第5章 情報システムにおける安全の確保等(第18条～第30条)
第6章 管理区域等の安全管理(第31条～第33条)
第7章 業務の委託等(第34条～第36条)
第8章 安全確保上の問題への対応(第37条～第39条)
第9章 点検及び監査の実施(第40条～第42条)
第10章 雑則(第43条・第44条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、長井市個人情報保護条例(平成15年条例第1号。以下「保護条例」という。)及び特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号)に基づき、長井市における個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いのために必要な措置について定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において用いる用語の意義は、番号法及び保護条例において使用する用語の例による。
2 この訓令において、職員等とは、長井市情報セキュリティポリシーの対象範囲における、市長、副市長、教育長、一般職の職員(技能労務職員を含む。)、嘱託職員、定時補助職員及び非常勤特別職の職員をいう。
第2章 管理体制
(特定個人情報保護総括責任者)
第4条 特定個人情報等の取扱いに関する総括的な責任を有する者として特定個人情報保護総括責任者を置き、副市長をもって充てる。
(特定個人情報保護管理責任者)
第5条 課等における特定個人情報等を適正に管理するため、課等に特定個人情報保護管理責任者を置き、課等の長をもって充てる。
(特定個人情報システム管理者)
第6条 特定個人情報等を取扱う情報システムの管理に関する実務を総括するため、特定個人情報システム管理者を置き、地域づくり推進課長をもって充てる。
(監査責任者)
第7条 特定個人情報等の管理の状況について監査するため、監査責任者を置き、特定個人情報保護総括責任者が指名する職員をもって充てる。
(事務取扱担当者)
第8条 特定個人情報保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う職員等(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割並びに各事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲を指定するものとする。
第3章 研修
(研修)
第9条 特定個人情報保護総括責任者は、職員等に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行うものとする。
2 特定個人情報保護総括責任者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な研修を行うものとする。
3 特定個人情報保護管理責任者は、所管する課等の職員等に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、特定個人情報保護総括責任者の実施する研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章 特定個人情報等の取扱い
(特定個人情報等を取り扱う権限の制限)
第10条 特定個人情報保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う権限(情報システムへのアクセス権限を含む。以下この条において「権限」という。)を有する職員等を事務処理上必要最小限の職員等に限らなければならない。
2 職員等は、権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等を取り扱ってはならない。
3 権限を有しない職員等は、特定個人情報等を取り扱ってはならない。
(複製等の制限)
第11条 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、特定個人情報保護管理責任者の指示に従い行うものとする。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている電子媒体及び書類等(以下「特定個人情報等記録媒体」という。)の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第12条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、特定個人情報保護管理責任者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。
(媒体の管理等)
第13条 事務取扱担当者は、特定個人情報保護管理責任者の指示に従い、特定個人情報等記録媒体を定められた場所に保管するとともに、施錠による管理をしなければならない。
2 前項の場合において、事務取扱担当者は、必要があると認めるときは、耐火金庫その他の災害の耐性に優れた場所において保管を行うものとする。
(廃棄等)
第14条 事務取扱担当者は、特定個人情報等又は特定個人情報等記録媒体が不要となったときは、特定個人情報保護管理責任者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により削除又は廃棄を行わなければならない。
(特定個人情報ファイルの取扱状況の記録)
第15条 特定個人情報保護管理責任者は、特定個人情報等記録媒体の取扱状況を確認する手段を整備し、当該特定個人情報等の利用、保管、廃棄等の状況について記録しなければならない。
(個人番号の利用の制限)
第16条 事務取扱担当者は、番号法又は長井市行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律に基づく個人番号の利用等に関する条例(平成27年条例第34号)に定める場合を除き、個人番号を利用してはならない。
(取扱区域)
第17条 特定個人情報保護管理責任者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。
第5章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第18条 特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理を所掌する課の長(以下「システム所管課の長」という。)又は特定個人情報システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード認証情報、生体情報及びこれらに準ずるものをいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、前項の規定によりパスワード等を使用したときは、長井市情報セキュリティポリシーの規定に従い、当該パスワード等の読取防止等を行うほか必要な措置を講ずるものとする。
3 アクセス権限を有する職員等の登録、変更、抹消その他登録情報等の管理については、長井市情報セキュリティポリシーの規定に従うこととする。
(アクセス記録)
第19条 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等に応じて、当該特定個人情報等へのアクセス状況を記録するとともに、当該アクセス記録を一定の期間保存し、定期に、又は随時に分析するために必要な措置を講じ、又はアクセス記録の改ざん、窃取若しくは不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第20条 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等に応じて、当該特定個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、当該アクセス記録収集機能の定期的な監視に必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第21条 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な装置を講ずるものとする。
(情報漏えい等の防止)
第22条 事務取扱担当者は、業務上やむを得ない場合を除き、外部からの不正アクセスによる特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の防止のため、特定個人情報等を取り扱う情報通信機器をインターネット等不特定の者との通信ができる外部ネットワークに直接接続してはならない。
2 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、法令等の定めにより、特定個人情報等を取り扱う情報システムを外部ネットワークに接続する場合、ファイアウォール等の設定による経路制御機能等の必要な措置を講じなければならない。
3 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止として、ウィルス対策ソフトウェアの導入等の必要な措置を講じなければならない。
4 事務取扱担当者は、業務上やむを得ない場合を除き、特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、特定個人情報等を情報通信機器に保存して管理してはならない。
(暗号化)
第23条 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等に応じて、電子データの暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 事務取扱担当者は、前項の規定により、他者が電子データの内容を容易に復元できないよう、適切に暗号化を行うものとする。
(入力情報の照合等)
第24条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じ、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第25条 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、特定個人情報等の重要度に応じ、バックアップを作成するために必要な措置を講ずるものとする。
(ドキュメントの管理)
第26条 システム所管課の長は、特定個人情報等記録媒体について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(情報通信機器の限定)
第27条 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報通信機器を限定するために台帳を整備する等、必要な措置を講ずるものとする。
2 事務取扱担当者は、前項の規定により限定された情報通信機器以外の機器を使用して、特定個人情報等を取り扱ってはならない。
(情報通信機器の盗難防止等)
第28条 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、情報通信機器の盗難又は紛失の防止のため、必要に応じ情報通信機器の固定、施錠等の適切な措置を講ずるものとする。
2 職員等は、業務上やむを得ない場合を除き、情報通信機器を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第29条 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、情報通信機器に必要な措置を講ずるものとする。
2 職員等は、情報通信機器の使用にあたり、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器・電子媒体の接続制限)
第30条 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等に応じて、特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、磁気ディスク、スマートフォン又はUSBメモリ等の記録機能を有する機器及び電子媒体の情報通信機器への接続を制限(当該情報通信機器の更新への対応を含む。)するために台帳を整備する等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員等は、前項の規定により、接続が制限されている記録機能を有する機器を使用してはならない。
第6章 管理区域等の安全管理
(管理区域)
第31条 システム所管課の長又は特定個人情報システム管理者は、特定個人情報等の秘匿性等に応じて、特定個人情報等が電子的に集約され記録されたサーバ等の情報通信機器を長井市情報セキュリティポリシーで定める管理区域(以下「サーバ室」という。)に設置しなければならない。ただし、業務上やむを得ない理由のため、システム所管課の長が承認したときは、この限りではない。
2 サーバ室及び第1項ただし書の規定によりシステム所管課の長が承認した場所は、特定個人情報システム管理者が管理するものとする。
(入退管理)
第32条 特定個人情報システム管理者は、サーバ室の入退管理について次の各号に掲げる措置を講ずるものとする。
(1) サーバ室に立ち入る権限を有する者の指定
(2) 入退する者の用件の確認
(3) 入退に関する記録(所属、氏名、目的及び入退時刻)
(4) 部外者(第1号に規定する者以外の者をいう。以下同じ。)についての識別化
(5) 部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視
(6) 記録機能を有する情報通信機器及び電子媒体の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等
(サーバ室の管理)
第33条 特定個人情報システム管理者は、システム所管課の長及び施設管理部門と連携し、外部からの不正な侵入に備え、サーバ室内に、施錠装置、警報装置及び監視装置の設置等の必要な措置を講ずるものとする。
2 特定個人情報システム管理者は、システム所管課の長及び施設管理部門と連携し、災害等に備え、サーバ室内に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の情報通信機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章 業務の委託等
(業務の委託等)
第34条 特定個人情報等の取扱いに係る業務について、外部に委託するときは、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有する者を委託先に選定しなければならない。
2 個人番号利用等事務の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、当該委託先において、番号法に基づき実施機関が果たすべき措置と同等の措置を講じさせるものとする。
3 特定個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託するときは、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び事務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。
(1) 特定個人情報等に関する秘密保持及び目的外利用の禁止等の義務に係る事項
(2) 再委託の制限又は事前承認その他再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 特定個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における特定個人情報等の消去及び特定個人情報等記録媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(7) 事業所等内からの特定個人情報等の持ち出しの禁止に関する事項
(8) 特定個人情報等を取り扱う従事者の明確化及び従事者の監督・教育に関する事項
(9) 契約内容の遵守状況の報告に関する事項
(10) 委託者による実地の調査を可能とする事項
(委託先の監督)
第35条 特定個人情報保護管理責任者は、個人番号利用等事務の全部又は一部を委託する場合、当該委託先において、番号法に基づき実施機関が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(再委託)
第36条 特定個人情報保護管理責任者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部の委託先において、当該業務の再委託の申出を受けたときは、当該業務において取り扱う特定個人情報等の適切な安全管理措置が講じられることを確認した上で、再委託の諾否を判断しなければならない。
第8章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告)
第37条 職員等は、特定個人情報等の漏えい等の安全確保の上で問題となる事案が発生した場合又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合は、直ちに当該保有特定個人情報等を管理する特定個人情報保護管理責任者に報告しなければならない。
2 特定個人情報保護管理責任者は、前項の報告を受けたときは、直ちに特定個人情報保護総括責任者に当該事案について報告するとともに、速やかに被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じなければならない。この場合において、特定個人情報保護管理責任者は、事案の発生した経緯及び被害状況等を調査し、当該調査内容も併せて特定個人情報保護総括責任者に報告するものとする。
3 特定個人情報保護総括責任者は、前項の規定による報告を受けた場合は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに市長に報告しなければならない。
(再発防止措置)
第38条 特定個人情報保護管理責任者は、問題となった事案の発生原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第39条 特定個人情報保護総括責任者は、第40条第1項に規定する事案が発生した場合は、市長の指示に基づき、その内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る特定個人情報等の本人への対応、関係行政機関への報告その他の必要な措置を講じなければならない。
第9章 点検及び監査の実施
(点検)
第40条 特定個人情報保護管理責任者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じて随時に点検を行い、その結果において特定個人情報保護総括責任者に報告するものとする。
(監査)
第41条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、必要に応じて監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を特定個人情報保護管理責任者に報告するものとする。
第10章 雑則
(他の法令等との調整等)
第43条 この規程に定めのない事項については、保護条例、長井市情報システム管理規程、長井市情報セキュリティポリシー等の規定を準用する。
(委任)
第44条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この規程は、平成27年12月28日から施行する。